Pentingnya Mengetahui Perbedaan Arsip Dinamis dan Arsip Statis
Subkoordinator Perlindungan dan Penyelamatan Arsip DPK Provinsi Banten Rina Natalia menjelaskan ada jenis arsip yang perlu diketahui dan harus dikenal di dalam dunia kearsipan. Hal ini penting untuk membedakan mana penggolongan atau kategori arsip yang satu dengan arsip yang lain. Jenis Arsip tersebut antaralain arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
"Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah," katanya saat memberikan materi pada acara sadar tertib arsip di Kecamatan Cipocok jaya , Selasa (11/7)
Sementara itu, Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.
Pengelolaan Arsip Statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain: Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi Arsip, dan Layanan Akses-Pemanfaatan Arsip.
Rina menyarankan, untuk menggunakan filing cabinet dalam penyimpanan arsip di kecamatan Cipocok jaya kota Serang, agar semua arsip tidak rusak dan tertata rapih.
"Hal itu untuk menghindari kerusakan jika terjadi bencana alam yang bisa terjadi kapan saja, sehingga arsip penting akan tetap terjaga dan tidak rusak," tuturnya.
Senada dengan itu, Komisi V DPRD Provinsi Banten Furtasan Ali Yusuf mengatakan, penyimpanan arsip/dokumen harus benar-benar diperhatikan. Tempat yang baik dan benar, akan memudahkan saat mencari arsip ketika dibutuhkan.
"Menyimpan dokumen rapih dan benar, ketika dibutuhkan mudah ditemukan, maka harus diperhatikan dalam penyimpanannya," tuturnya.
Sementara itu, Camat Cipocok Jaya Budi Martono mengucapkan terimakasih kepada DPK Banten yang telah menyelenggarakan kegiatan sosialisasi tertib arsip yang dinilainya sangat penting.
"Arsip sangat penting dalam kehidupam bermasyarakat, dengan sosialisasi ini bisa menambah keilmuan tentang tata tertib arsip yang baik," ujarnya.