PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN
Sumber Gambar :PENGEMBANGAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN
Oleh Iman Sukwana*
Pendahuluan
Selaras dengan kebutuhan masyarakat akan informasi yang dewasa ini berkembang dengan pesat, perpustakaan memiliki posisi strategis dalam menyediakan informasi sebagai media pembelajaran dan sumber pengetahuan dalam upaya untuk meningkatkan kualitas kehidupan bangsa. Perpustakaan dituntut harus mampu menyediakan sumber informasi yang dibutuhkan masyarakat untuk meningkatkan taraf hidupnya.
Tentu saja pengembangan koleksi ini tidak terlepas dari ketersediaan dana. Dana memainkan posisi strategis pada pengembangan koleksi perpustakaan. Dimana kita tahu bahwa saat ini beragam bahan pustaka baik yang tercetak maupun tidak tercetak (dalam format digital) telah tersedia banyak dipasaran. Namun apabila perpustakaan tidak mampu menyediakan dana yang cukup, maka ketersediaan bahan pustaka pun apa adanya.
Pada Pasal 12 Undang-Undang nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan disebutkan bahwa (1) Koleksi perpustakaan diseleksi, diolah, disimpan, dilayankan, dan dikembangkan sesuai dengan kepentingan pemustaka dengan memperhatikan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. (2) Pengembangan koleksi perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan standar nasional perpustakaan
Sementara pada Standar Nasional Perpustakaan pada Perpustakaan Umum Provinsi disebutkan bahwa Jumlah (judul) koleksi perpustakaan sekurang-kurangnya 0,015 per kapita dikalikan jumlah penduduk diwilayah provinsi.
Selanjutnya disebutkan dalam standar tersebut bahwa kebijakan pengembangan koleksi ini memiliki aturan :
a. Perpustakaan mempunyai kebijakan pengembangan koleksi secara tertulis dan harus ditinjau sekurang-kurangnya setiap 3 (tiga) tahun.
b. Kebijakan pengembangan koleksi mencakup seleksi, pengadaan, pengolahan, dan penyiangan bahan perpustakaan, serta pelestarian terbitan dan muatan lokal (deposit lokal).
c. Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 5% dari jumlah judul per tahun.
d. Kebijakan pengembangan koleksi ditindaklanjuti dengan program tahunan dan pedoman kerja perpustakaan.
e. Pengembangan koleksi memperhatikan dan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi.
Dari uraian diatas terlihat bagi kita bahwa semua lapisan masyarakat harus membangun persepsi bahwa perpustakaan bukan hanya lembaga yang menyediakan bahan informasi seadanya dan tata pengelolaan minimalis, tetapi sebenarnya perpustakaan memiliki posisi strategis bagi pengembangan intelektual dan taraf hidup masyarakat jika dikelola secara sistematis dan mendapat perhatian yang penuh dari pemangku kebijakan.
Dewasa ini bahan pustaka tidak terbatas pada yang tercetak saja (buku, majalah, surat kabar, dll.) tetapi sudah melimpah dalam bentuk tidak tercetak (CD, VCD, e-book, dll.) yang kesemuanya harus disediakan dengan memperhatikan segmen-segmen yang ada di masyarakat.
Pengertian Pengembangan Koleksi
Koleksi merupakan unsur utama bagi perpustakaan dan sebagai faktor penentu keberhasilan perpustakaan. Manajemen pengembangan koleksi adalah proses pengadaan koleksi yang diatur dengan menggunakan perencanaan yang matang untuk mendukung dan mencapai tujuan bersama yang digambarkan dalam visi dan misi perpustakaan.
Pengembangan koleksi merupakan proses sistematik terhadap upaya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka yang mencakup:
1. Penentuan dan koordinasi kebijakan koleksi. Pengembangan koleksi harus disesuaikan dengan maksud dan tujuan organisasi perpustakaan itu sendiri dan setiap perpustakaan yang berada di suatu daerah harus melaksanakan kerjasama dalam pengadaan koleksi, karena anggaran yang tersedia pada setiap perpustakaan tidak sama. Sementara kebutuhan masyarakatpun sangat heterogen. Agar keragaman koleksi tersedia pada daerah itu, maka dibuat kebijakan dari beberapa perpustakaan yang ada untuk menyediakan koleksi yang berbeda topik dan jenis bahan pustakanya.
2. Menilai kebutuhan pemustaka. Artinya Pengembangan koleksi harus memperhitungkan dan peka terhadap berbagai kebutuhan dan perubahan atau perkembangan lingkungan strategis dari pemustaka perpustakaan. salah satu dasar penyediaan dan pengembangan koleksi di perpustakaan adalah dengan menilai kebutuhannya. Perpustakaan melakukan survei dan kajian terhadap kebutuhan pemustaka yang meliputi strata sosial, tingkat pendidikan dan kondisi geografis.
3. Studi pemakaian koleksi. Koleksi yang tersedia di perpustakaan harus disesuaikan dengan strata kehidupan sosial masyarakat. Jangan sampai kita menyediakan koleksi yang sama sekali tidak digunakan oleh pemustaka. Untuk itu lembaga perpustakaan dalam kurun waktu tertentu menyelenggarakan studi terhadap pemakaian koleksi oleh pemustaka.
4. Evaluasi koleksi. Evaluasi ini dilakukan untuk mengetahui dengan akurat pemahaman akan cakupan, kedalaman, dan kegunaan koleksi termasuk didalamnya kualitas isi, kualitas teknis, kualitas fisik, produser/distributor dari bahan pustaka. Agar evaluasi koleksi ini berjalan efektif maka harus mempersiapkan panduan dan kebijakan pengembangan koleksi guna mengukur efektifitas, kecukupan atau kualitas koleksi. Lebih jauh evaluasi ini ditujukan untuk membantu memberikan argumentasi bagi peningkatan anggaran pengadaan, mengetahui kekuatan dan kelemahan koleksi, menetapkan kriteria penyiangan (weeding) dan pengontrolan koleksi dan menetapkan beberapa area prioritas kebutuhan. Selain itu hasil evaluasi ini menghasilkan filosofi bahwa bahan pustaka harus bermanfaat, setiap pembaca/pemustaka mempunyai minat terhadap jenis bahan bacaannya sendiri (every reader his book), setiap bahan bacaan ada pembacanya (every book its reader), dan sebuah perpustakaan adalah oganisasi yang hidup (a library is a “living organism”).
5. Identifikasi kebutuhan koleksi. Kegiatan ini dilakukan dengan pertimbangan adanya permintaan dari masyarakat, mutu/kualitas bahan pustaka, bahan perpustakaan sesuai dengan kebutuhan para pemustaka, dan penyeleksian bahan perpustakaan harus sesuai dengan kebijakan tertulis tentang rencana pengembangan koleksi perpustakaan.
6. Pemeliharaan koleksi. Koleksi yang tersedia di perpustakaan harus dilakukan pemeliharaan agar tingkat kegunaan koleksi dapat bertahan selama mungkin. Apalagi koleksi yang berbahan kertas ada saat sekarang ini rentan terhadap serangga-serangga pemakan kertas. Sehingga perlu dilakukan pemeliharaan koleksi secara berkala.
7. Penyiangan koleksi. Kegiatan ini dilakukan dengan beberapa pertimbangan terhadap bahan pustaka karena telah daluwarsa (out of date), bahasanya kurang dikenal oleh para pemustaka, subjeknya kurang sesuai dengan kebutuhan pemustaka, jarang dipakai/sudah lama tidak pernah dipakai, dan jumlah eksemplar yang tidak sesuai dengan permintaan.
Pengembangan koleksi merupakan proses sistematik terhadap upaya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka yang mencakup: Penyusunan kebijakan seleksi, Penilaian kebutuhan pemustaka, Analisis koleksi, Penyeleksian, Rencana berbagi sumber, evaluasi. Pengembangan koleksi adalah suatu istilah yang digunakan secara luas di dunia perpustakaan untuk menyatakan jenis bahan pustaka yang harus diadakan oleh perpustakaan.
Menurut ALA Glossary of Library and Information bahwa pengembangan koleksi merupakan sejumlah kegiatan yang berkaitan dengan penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemustaka, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi bahan perpustakaan, perencaan kerjasama sumber daya koleksi, pemelihaan koleksi, dan penyiangan koleksi. Menurut Sulistyo Basuki : Pengembangan koleksi lebih ditekankan pada pemilihan buku. Artinya memilih buku untuk perpustakaan.
Menurut G. Edward Evans, pengambangan koleksi adalah serangkaian kegiatan yang bertujuan mempertemukan pemustaka dengan sumber informasi yang mencakup kegiatan penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan, pengadaan, pemeliharaan, penyiangan, promosi dan evaluasi pendayagunaan koleksi.
Tujuan Pengembangan Koleksi
Dalam upaya menyediakan sumber-sumber informasi yang dibutuhkan masyarakat secara luas, tanpa memandang latar belakang suku, agama, ras dan antar golongan, yang bisa diakses dengan mudah, cepat, tepat dan akurat dengan menggunakan perangkat atau fasilitas yang dimiliki perpustakaan atau masyarakat secara individual. Adapun tujuan pengembangan koleksi di perpustakaan sebagaimana disebutkan Subeti Makdriani (2014) dalam “Manajemen Pengembangan Koleksi : bahan ajar diklat manajemen perpustakaan antara lain untuk :
1. Menyediakan koleksi sesuai dengan kebutuhan komunitas perpustakaan. Pengembangan koleksi adalah aktivitas yang dinamis, maka perpusttakaan perlu mengambil berbagai langkah penting untuk menyediakan bahan perpustakaan yang memadai bagi kebutuhan komunitasnya.
2. Menyediakan koleksi yang relevan dengan maksud dan tujuan lembaga induk organisasi perpustakaan. Pihak pengelola perpustakaan harus memahami visi dan misi lembaga induknya. Kedua hal tersebut adalah unsur yang sangat penting dalam menetapkan tujuan dari pengembangan koleksi perpustakaan.
3. Menyediakan koleksi yang peka terhadap berbagai perubahan atau perkembangan lingkungan strategis komunitas perpustakaan. Dengan semakin berkembangnya perangkat komputer merupakan indikasi bahwa teknologi informasi dan komunikasi mempunyai pengaruh yang sangat dominan terhadap penyebaran informasi dan pengetahuan. Dengan demikian pemanfaatan kemajuan teknologi dapat mempermudah dan mempercepat penyediaan dan penyebarluasan informasi.
4. Menyediakan koleksi yang relatif lengkap dan beragam, baik dari segi disiplin ilmu pengetahuan maupun format bahan perpustakaan.
Fungsi Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi perpustakaan memiliki fungsi antara lain :
a. Menjadi dokumen untuk disosialisasikan kepada masyarakat. Berbagai koleksi yang tersedia di perpustakaan perlu disosialisaikan keberadaanya kepada masyarakat, agar masyarakat mengetahui apa saja dokumen atau informasi yang ada di perpustakaa.
b. Informasi bagi masyarakat tentang prioritas koleksi. Koleksi yang disediakan adalah berdasarkan kebutuhan masyarakat, sehingga informasi penting yang menjadi kebutuhan masyarakat akan diprioritaskan.
c. Mendorong pemikiran tentang prioritas secara organisasi untuk koleksi. Lembaga perpustakaan akan terus mendorong keragaman koleksi, sehingga kebutuhan-kebutuhan yang mendesak tentang informasi akan segera disediakan bagi masyarakat.
d. Komitmen sasaran organisasi. Lembaga perpustakaan akan selalu berkomitmen untuk mengembangkan koleksi sesuai sasaran kebutuhan masyarakat.
e. Standar penentuan materi koleksi. Peraturan-peranturan yang berkenaan dengan standarisasi penentuan materi koleksi harus dipegang teguh oleh lembaga, sebagai pedoman dalam pelaksanaan pengembangan koleksi di perpustakaan.
Analisis Pengembangan Koleksi
Analisis pengembangan koleksi adalah proses penganalisaan dalam membina dan mengembangkan koleksi untuk kebutuhan pemustaka. Analisa ini antara lain memenuhi kriteria :
1. Disesuaikan dengan maksud dan tujuan perpustakaan
2. Sejalan dengan kebutuhan masyarakat/ pemustaka
3. Memperhitungkan berbagai perkembangan jenis bahan pustaka dan teknologi informasi
Penutup
Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak dan/atau karya rekam dalam berbagai media yang memiliki nilai pendidikan yang dihimpun, diolah, dan dilayankan. Koleksi tersedia untuk memenuhi kebutuhan pemustaka. Koleksi perpustakaan terdiri dari koleksi umum, koleksi rujukan, koleksi serial, koleksi khusus, koleksi multi media, dan koleksi elektronik. Perpustakaan ada untuk melayani kebutuhan pemustaka. Maka diperlukan pengkajian terhadap pemustaka, jasa yang disediakan, dan mendorong pemustaka memanfaatkan fasilitas perpustakaan. Perpustakaan dikembangkan dengan penyediaan dana yang cukup untuk mencerdaskan kehidupan masyarakat. Penyediaan bahan pustaka di perpustakaan ditujukan untuk memenuhi kebutuhan seluruh lapisan masyarakat tanpa memandang suku, agama, ras dan antar golongan. Koleksi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dikembangkan berdasarkan kebutuhan dan kondisi sosial budaya masyarakat. Hal ini juga tidak terlepas dari manajemen yang diterapkan di perpustakaan itu sendiri yang meliputi penentuan dan koordinasi kebijakan seleksi, menilai kebutuhan pemustaka, studi pemakaian koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, pemeliharaan koleksi, dan penyiangan koleksi. Semoga dengan memperhatikan kebutuhan masyarakat akan informasi, bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan dapat dimanfaatkan secara efektif dan efisien.
*Pustakawan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Prov. Banten