ARTIKEL

Oleh : Suhardiman*

Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi telah membawa perubahan signifikan dalam pengelolaan perpustakaan, khususnya di lingkungan perguruan tinggi. Perpustakaan tidak lagi hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan koleksi, tetapi juga sebagai pusat akses informasi yang terintegrasi dan mudah dijangkau. Namun, dalam praktiknya, banyak universitas memiliki beberapa unit perpustakaan yang tersebar di tingkat fakultas maupun program studi dengan sistem pengelolaan yang berbeda-beda.

Kondisi tersebut menimbulkan permasalahan dalam hal akses informasi, di mana pengguna harus melakukan pencarian secara terpisah pada masing-masing perpustakaan. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan suatu sistem katalog bersama (union catalog) yang mampu mengintegrasikan seluruh data koleksi dalam satu platform.

Union Catalog System (UCS) merupakan salah satu solusi yang dapat digunakan untuk mengintegrasikan data bibliografi dari berbagai sistem perpustakaan. Dengan dukungan Senayan Library Management System (SLiMS) sebagai sistem otomasi perpustakaan berbasis open source yang banyak digunakan di Indonesia, implementasi katalog bersama menjadi lebih mudah dan efisien.

Artikel ini bertujuan untuk mengkaji penerapan dari katalog bersama berbasis UCS dan SLiMS di lingkungan universitas, serta mengidentifikasi manfaat dan kendala yang dihadapi dalam penerapannya.

Katalog Bersama

Katalog bersama adalah gabungan data bibliografi dari beberapa perpustakaan yang disusun dalam satu sistem terpadu. Menurut Sulistyo-Basuki (1991), katalog bersama berfungsi untuk mempermudah penelusuran koleksi dan mendukung kerja sama antar perpustakaan.

Union Catalog System

UCS merupakan sistem yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai katalog perpustakaan dalam satu platform. Sistem ini biasanya memanfaatkan protokol interoperabilitas seperti yang dikembangkan oleh Library of Congress dan Open Archives Initiative (OAI-PMH) untuk pertukaran data bibliografi.

SLiMS

SLiMS adalah perangkat lunak otomasi perpustakaan berbasis open source yang dikembangkan di Indonesia. Sistem ini menyediakan berbagai fitur seperti katalogisasi, sirkulasi, dan Online Public Access Catalog (OPAC) yang mendukung pengelolaan perpustakaan secara digital.

Integrasi UCS dan SLiMS

Integrasi UCS dan SLiMS memungkinkan pertukaran data bibliografi antar perpustakaan melalui mekanisme sinkronisasi database. Hal ini mendukung terciptanya sistem katalog bersama yang efisien dan terstandarisasi.

Pada tahap penerapan katalog bersama berbasis UCS dan SLiMS di lingkungan universitas dilakukan melalui pendekatan agar bisa terintegrasi. Setiap perpustakaan fakultas yang telah menggunakan SLiMS sebagai sistem otomasi menjadi sumber utama data bibliografi. Data tersebut kemudian dikumpulkan dan diintegrasikan ke dalam sistem UCS sebagai pusat database.

Proses ini melibatkan beberapa tahapan, yaitu: Pertama, Standarisasi metadata, adalah proses penerapan aturan, format, dan pedoman seragam untuk mendeskripsikan suatu data. Hal ini bertujuan agar informasi mengenai data (seperti nama penulis, tanggal, atau ukuran) memiliki struktur yang sama, sehingga mudah dibaca, dicari, dan dibagikan oleh berbagai sistem komputer.

Kedua, Migrasi data, yaitu proses memindahkan data digital dari satu sistem penyimpanan, aplikasi, atau lingkungan komputasi ke sistem lain. Proses ini sering dilakukan saat perusahaan mengganti server, memperbarui software, atau pindah ke penyimpanan awan (cloud).

Ketiga, Integrasi sistem, adalah proses menggabungkan berbagai subsistem, aplikasi, perangkat lunak, atau data yang berbeda agar dapat terhubung, saling berkomunikasi, dan bekerja bersama sebagai satu kesatuan yang terpadu. Tujuannya adalah memperlancar arus informasi, mengotomatiskan proses kerja, dan meningkatkan efisiensi operasional

Katalog bersama dapat memberikan dampak signifikan terhadap layanan perpustakaan di tingkat universitas, baik dari sisi pengguna maupun pengelola. Dampak bagi Pemustaka antara lain akses terpusat : Pengguna cukup melakukan satu kali pencarian untuk menemukan koleksi dari seluruh perpustakaan di universitas. Efisiensi waktu : Tidak perlu mengakses OPAC masing-masing perpustakaan secara terpisah. Peningkatan kualitas layanan : Informasi ketersediaan koleksi menjadi lebih transparan dan real-time.

Sementara dampak Bagi Pustakawan adalah akan mempengaruhi efisiensi pengelolaan data; Mengurangi duplikasi katalogisasi, standarisasi bibliografi; Data menjadi lebih konsisten, dan kemudahan kolaborasi; Antar perpustakaan dapat berbagi sumber daya.

Dan dampak bagi Institusi akan berpengaruh pada optimalisasi sumber daya informasi, mendukung akreditasi dan kualitas pendidikan, dan meningkatkan citra universitas sebagai institusi berbasis digital.

Meskipun memberikan banyak manfaat, penerapan katalog bersama tidak terlepas dari berbagai kendala yang bersifat teknis maupun non-teknis. Seperti : Standarisasi Metadata yang mencakup penulisan nama pengarang tidak konsisten, perbedaan klasifikasi (DDC vs lokal), dan ketidaksesuaian subjek/topik.

Hal ini menyebabkan duplikasi data dan kesulitan dalam integrasi. Pertama, terkait infrastruktur teknologi, yang mencakup; keterbatasan server dan jaringan, koneksi internet yang tidak stabil, perbedaan spesifikasi sistem antar unit. Kondisi ini dapat menghambat proses sinkronisasi data secara real-time.

Kedua, Sumber Daya Manusia (SDM) yang terkait dengan kurangnya kemampuan teknis pustakawan dalam pengelolaan sistem, minimnya pelatihan terkait UCS dan SliMS, dan resistensi terhadap perubahan dari sistem manual ke digital.

Ketiga, Kebijakan dan Koordinasi. Hal ini terkait dengan belum adanya kebijakan resmi terkait integrasi sistem, kurangnya koordinasi antar unit atau antar fakultas perpustakaan, dan perbedaan prioritas antar fakultas. Untuk mengatasi kendala tersebut, diperlukan strategi yang komprehensif dan berkelanjutan yang di koordinir oleh perpustakaan pusat.

Ketiga, Standarisasi Sistem. Yang mnyengkut penggunakan standar metadata internasional (MARC21, AACR2, RDA), menyusun pedoman katalogisasi bersama, dan melakukan validasi data secara berkala.

Keempat, Penguatan Infrastruktur. Hal ini terkait dengan pengadaan server pusat, peningkatan kualitas jaringan internet, dan backup sistem secara berkala.

Kelima, Peningkatan Kompetensi SDM. Hal ini terkait dengan pelatihan teknis penggunaan UCS dan SliMS, workshop katalogisasi standar, dan pengembangan komunitas pustakawan digital.

Keenam, Kebijakan Institusi. Yaitu yang menyangkut : penyusunan regulasi integrasi perpustakaan, pembentukan tim pengelola katalog bersama, monitoring dan evaluasi sistem secara berkala

Kesimpulan

Berdasarkan pengetahuan penulisan tentang katalog bersama berbasis UCS dan SLiMS di lingkungan universitas, dapat disimpulkan bahwa sistem ini mampu meningkatkan kualitas layanan perpustakaan secara signifikan. Integrasi data bibliografi dari berbagai unit perpustakaan melalui UCS memungkinkan terciptanya akses informasi yang terpusat (single point of access), sehingga memudahkan pemustaka dalam melakukan penelusuran koleksi.

Dari sisi operasional, penerapan sistem ini terbukti meningkatkan efisiensi pengelolaan data, mengurangi duplikasi katalogisasi, serta mendorong standarisasi metadata. Selain itu, implementasi katalog bersama juga memperkuat kolaborasi antar perpustakaan fakultas dalam mendukung kegiatan akademik di tingkat universitas.

Namun demikian, keberhasilan penerapan tidak terlepas dari berbagai tantangan, seperti ketidakkonsistenan metadata, keterbatasan infrastruktur teknologi, serta kurangnya kompetensi sumber daya manusia. Hal ini menunjukkan bahwa keberhasilan sistem tidak hanya ditentukan oleh teknologi, tetapi juga oleh kesiapan organisasi dan tata kelola data yang baik.

Dengan demikian, penerapan UCS dan SLiMS dapat menjadi solusi strategis dalam pengembangan perpustakaan digital di universitas, asalkan didukung oleh kebijakan institusi, standar data yang jelas, dan peningkatan kapasitas SDM.

Berdasarkan kesimpulan di atas, ada beberapa saran yang bisa diberikan sebagai berikut:

1. Bagi Institusi Universitas Perlu menetapkan kebijakan resmi terkait integrasi sistem perpustakaan dan pengembangan katalog bersama sebagai bagian dari strategi transformasi digital.

2. Bagi Pengelola Perpustakaan Disarankan untuk menerapkan standarisasi metadata secara konsisten serta melakukan pengelolaan data secara terpusat untuk menghindari duplikasi dan inkonsistensi.

3. Bagi Sumber Daya Manusia (Pustakawan) Perlu dilakukan pelatihan dan peningkatan kompetensi secara berkelanjutan dalam penggunaan UCS dan SLiMS, termasuk pemahaman standar katalogisasi.

4. Bagi Pengembangan Teknologi Disarankan untuk meningkatkan infrastruktur sistem, seperti penggunaan server terpusat atau cloud computing, serta memastikan kestabilan jaringan untuk mendukung integrasi data secara optimal.

*Pustakawan Untirta

Sumber Referensi

1. 1. Sulistyo-Basuki (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia.
2. 2. Nugraha, A. (2021). Integrasi Sistem Perpustakaan Menggunakan UCS. Jurnal Teknologi Informasi.
3. 3. https://slims.web.id
4. 4. GitHub - slims/ucs-2.0