ARTIKEL

Manajemen Perpustakaan Khusus

Oleh Muhamad Kamalludin*

Pendahuluan

Perpustakaan merupakan salah satu pusat sumber informasi yang memiliki kekuatan yang sangat luas, karena dapat mencakup berbagai ilmu pengetahuan, teknologi, seni maupun budaya. Perpustakaan juga merupakan suatu institusi yang menduduki posisi yang sangat strategis, ekonomis serta demokratis bagi upaya mencerdaskan kehidupan bangsa sebagaimana dicita-citakan dalam Pembukaan Undang-undang Dasar 1945, yaitu dengan berperan sebagai suatu sarana pelaksanaan belajar mandiri, pendidikan seumur hidup bagi individu atau kelompok masyarakat tertentu.

Sebagai lembaga pengelola informasi, perpustakaan khusus juga tidak terlepas dari tujuan dan fungsinya sebagai perpustakaan. Yaitu sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pada pasal 2-4 disebutkan bahwa perpustakaan diselenggarakan berdasarkan asas pembelajaran sepanjang hayat, demokrasi, keadilan, keprofesionalan, keterbukaan, keterukuran, dan kemitraan;  Berfungsi sebagai wahana pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi, untuk meningkatkan kecerdasan dan keberdayaan bangsa; Bertujuan memberikan layanan kepada pemustaka, meningkatkan kegemaran membaca, serta memperluas  wawasan dan pengetahuan untuk mencerdaskan kehidupan bangsa.

Peranan perpustakaan sebagai salah satu mencerdaskan kehidupan bangsa akan berhasil dengan optimal dikelola oleh sumber daya manusia yang profesional, yaitu para pengelola yang memiliki pengetahuan tentang seluk beluk ilmu perpustakaan dan kepustakawanan dan dapat menerapkan serta mengembangkannya dalam rangka menjalankan tugas yang menjadi tanggung jawabnya.

Perpustakaan Khusus

Secara umum pengertian Perpustakaan adalah sebagai institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam yang dikelola secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi para pemustaka.

Perpustakaan Khusus adalah perpustakaan yang berada pada institusi/unit kerja sebagai pengelola karya tulis, karya cetak, dan karya rekam yang dikelola secara profesional berdasarkan sistem yang baku untuk mendukung kelancaran/keberhasilan pencapaian visi, misi dan tujuan instansi induk yang menaunginya.

Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan pada pasal 25 sampai dengan 28 disebutkan bahwa Perpustakaan khusus menyediakan bahan perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustaka di lingkungannya; Perpustakaan khusus memberikan layanan kepada pemustaka di lingkungannya dan secara terbatas memberikan layanan kepada pemustaka di luar lingkungannya; Perpustakaan khusus diselenggarakan sesuai dengan standar nasional perpustakaan; Pemerintah dan Pemerintah Daerah memberikan bantuan berupa pembinaan teknis, pengelolaan, dan/atau pengembangan perpustakaan kepada perpustakaan khusus.

Pada prinsipnya penyelenggaraan perpustakaan khusus juga menerapkan prinsip-prinsip manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, penataan staf, pengarahan, pengawasan, penganggaran, dan pelaporan. Dengan mengacu pada prinsip-prinsip manajemen secara umum ini diharapkan penyelenggaraan perpustakaan dapat berjalan sesuai perencanaan, dievaluasi secara berkala dan menghasilkan tujuan yang diharapkan secara organisasi.

Perpustakaan Khusus adalah salah satu jenis perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga (pemerintah/swasta) atau perusahaan yang mempunyai misi tertentu dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan lingkungannya, baik dalam hal pengelolaan maupun pelayanan informasi bahan pustaka dalam rangka mendukung pengembangan dan peningkatan tugas dan fungsi lembaga yang bersangkutan maupun sumber daya manusiannya.

Tujuan Perpustakaan

Perpustakaan sebagai  salah satu sumber pengetahuan  dan bagian integral dari instansi yang bertujuan mendukung proses kegiatan instansi induk secara keseluruhan. Dimana tugas perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah untuk Menunjang terselenggaranya pelaksanaan tugas lembaga induknya dalam bentuk penyediaan materi perpustakaan dan akses informasi; Mengumpulkan terbitan dari dan tentang lembaga induknya; Memberikan jasa perpustakaan dan informasi; Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk menunjang tugas perpustakaan; dan Meningkatkan literasi informasi.

Sementara fungsi perpustakaan khusus instansi pemerintah adalah untuk Mengembangkan koleksi yang menunjang kinerja lembaga induknya; Menyimpan semua terbitan dari dan tentang lembaga induknya; Menjadi focal point untuk informasi terbitan lembaga induknya; Menjadi pusat referal dalam bidang yang sesuai dengan lembaga induknya; Mengorganisasi materi perpustakaan; Mendayagunakan koleksi; Menerbitkan literatur sekunder dan tersier dalam bidang lembaga induknya, baik cetak maupun elektronik; Menyelenggarakan pendidikan pengguna; Menyelenggarakan kegiatan literasi informasi untuk pengembangan kompetensi SDM lembaga induknya; Melestarikan materi perpustakaan, baik preventif maupun kuratif; Ikut serta dalam kerjasama perpustakaan serta jaringan informasi; Menyelenggarakan otomasi perpustakaan; Melaksanakan digitalisasi materi perpustakaan ; Menyajikan layanan koleksi digital; Menyediakan akses informasi pada tingkat lokal, nasional, regional dan global.

Standar Pengelolaan Perpustakaan Khusus

Setiap jenis perpustakaan memiliki standar pengelolaan masing-masing, tetapi secara umum memiliki sisi kesamaan dalam unsur pembahasannya. Adapun standar pengelolaan khusus berdasrkan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 14 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan Khusus. Dibawah ini akan dibahas per komponen tentang pengelolaan perpustakaan khusus.

1.   Koleksi. Bahan perpustakaan yang telah diadakan harus segera diolah untuk dapat dimanfaatkan oleh pemustaka.Tujuan pengolahan koleksi adalah membuat sarana temu kembali sehingga memungkinkan pemustaka menemukan kembali koleksi yang diperlukan melalui system temu balik, misalnya kartu katalog  dan atau melalui susunan koleksi di rak, atau sistem otomasi penelusuran koleksi. Perpustakaan khusus instansi pemerintah memiliki koleksi buku sekurang-kurangnya 1.000 judul dalam bidang kekhususannya. Sekurang-kurangnya 80% koleksinya terdiri dari subyek/disiplin ilmu tertentu sesuai dengan kebutuhan instansi induknya. Perpustakaan menyediakan koleksi terbitan dari dan tentang instansi induknya. Perpustakaan melanggan minimal 10 judul majalah yang berkaitan dengan kekhususan instansi induknya.

Adapun jenis koleksi perpustakaan khusus instansi pemerintah sekurang-kurangnya meliputi buku-buku atau koleksi yang terkait di bidangnya; serial, terdiri dari majalah dan surat kabar; koleksi referensi terdiri dari : Kamus umum bahasa  (Indonesia , Inggris, daerah, Jerman, Prancis, Jepang, Arab, dll.), Kamus subyek, Ensiklopedia, Sumber biografi, Atlas, peta, bola dunia, Buku telepon; laporan-laporan kegiatan pada lembaga tersebut.

Penambahan koleksi buku sekurang-kurangnya 2 % dari jumlah judul per tahun atau minimal 100 judul per tahun dipilih mana yang paling besar. Materi perpustakaan diproses dan diorganisasikan dengan maksud agar mudah ditemukan kembali secara cepat dan tepat. Materi perpustakaan dikatalog, diklasifikasi dan disusun secara sistematis dengan menggunakan pedoman yang berlaku di perpustakaan.

2.    Sumber Daya Manusia. Jumlah sumber daya manusia sekurang-kurangnya 3 orang, terdiri dari 1 (satu) kepala perpustakaan, 1 (satu) tenaga pustakawan dan 1 (satu) tenaga teknis. Perbandingan jumlah sumber daya manusia Perbandingan SDM adalah 1:2 yaitu 1 (satu) tenaga pustakawan , 2 (dua) tenaga teknis. Pengembangan sumber daya manusia Perpustakaan memberikan kesempatan untuk pengembangan sumber daya manusia secara terprogram melalui pendidikan formal, nonformal dan pengembangan di bidang kepustakawanan dan penjenjangan kedinasan.

Kepala perpustakaan. Kualifikasi kepala perpustakaan adalah seorang tenaga profesional, sekurang-kurangnya berijazah strata 1 (S1) di bidang ilmu perpustakaan atau S1 bidang lain ditambah dengan diklat penyetaraan bidang perpustakaan. Tenaga teknis. Tenaga teknis yang memiliki keahlian sesuai dengan bidang dan profesinya yang bertugas menunjang tugas pokok dan fungsi perpustakaan, seperti tenaga teknis komputer, audio visual, ketatausahaan.

3.     Layanan Perpustakaan. Layanan perpustakaan pada Perpustakaan khusus membuka jam layanan perpustakaan sekurang-sekurangnya 37,5 jam per minggu.  Layanan yang diberikan perpustakaan khusus instansi pemerintah meliputi  layanan baca di tempat, layanan sirkulasi, layanan kesiagaan informasi, layanan referensi, layanan penelusuran informasi, dan  layanan bimbingan pengguna.

Layanan perpustakaan adalah layanan pemberian informasi kepada pemustaka tentang segala bentuk informasi yang dibutuhkan pemustaka, baik untuk dimanfaatkan di tempat atau pun untuk dibawa pulang untuk digunakan di luar perpustakaan; manfaat berbagai sarana penelusuran informasi yang tersedia di perpustakaan yang merujuk pada keberadaan sebuah informasi. Pelayanan berorientasi kepada kebutuhan pengguna, Pelayanan secara demokrasi, adil, dan pemerataan bagi semua pemustaka, Pelayanan secara cepat, tepat dan mudah, Pelayanan secara optimal dan menyenangkan semua pengguna.

Layanan Sirkulasi. Layanan Sirkulasi mencakup semua kegiatan pencatatan yang berkait dengan pemanfaatan, penggunaan koleksi. Ada tujuh jenis kegiatan yang dilakukan pada layanan sirkulasi : pendaftaran, prosedur peminjaman, pencatatan denda, pengawasan buku tandon (referens), administrasi peminjaman, statistik, dan silang layan.

4.    Organisasi Perpustakaan. Perpustakaan khusus instansi pemerintah berada di bawah wewenang dan bertanggungjawab kepada kepala instansi induk yang langsung membawahinya. Perpustakaan khusus instansi pemerintah merupakan satuan organisasi perpustakaan yang dipimpin oleh seorang kepala perpustakaan. Kepala perpustakaan dalam menjalankan tugasnya dibantu unit layanan pembaca dan unit layanan teknis.

5.   Gedung. Penempatan gedung/ruang perpustakaan mempertimbangkan adanya tempat penyimpanan koleksi, aktivitas layanan perpustakaan dan tempat bekerja petugas perpustakaan. selain itu adanya tata ruang, dekorasi, penerangan, suhu dan kelembaban, dan jenis ruangan. Perpustakaan menempati ruang (gedung) sendiri dan menyediakan ruang untuk koleksi, staf dan penggunanya dengan luas sekurang-kurangnya 100 M2.

6.   Anggaran. Sumber-sumber dana perpustakaan antara lain bisa berasal dari berbagai sumber antara lain Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah; Bantuan lembaga lain yang tidak mengikat; Bantuan pihak asing yang tidak mengikat; Sumber lain yang syah. Anggaran ini sangat vital, karena penyelenggaraan perpustakaan membutuhkan berbagai komponen yang harus disediakan.

Penutup

Perpustakaan khusus memiliki fungsi yang sama dengan jenis perpustakaan lainnya yaitu memiliki koleksi yang diolah dengan system yang berlaku pada perpustakaan pada umumnya, menyimpan dan memelihara koleksi tersebut, kemudian melayankannya kepada pemustaka. Informasi-informasi yang dimiliki biasanya bersifat khusus yang menyimpan lebih banyak informasi tentang lembaha induknya. Tetapi tidak menutup kemungkinan untuk memiliki informasi yang beragam, karena kebutuhan informasi masyarakat pada saat ini sangat beragam.

Kedudukan Perpustakaan Khusus bernaung di bawah badan/instansi/ lembaga/organisasi tertentu seperti organisasi profesi, perusahaan, pusat studi, departemen, dan lain sebagainya. Memiliki jenis-jenis koleksi yang mengandung informasi tertentu (bidang tertentu tergantung dari spesifikasi perpustakaan) dan termuat dalam berbagai media.

Cakupan subyek koleksi berkaitan erat dengan bidang/subyek tertentu (khusus) dari berbagai disiplin ilmu. Dan memiliki pemustaka yang khusus. Perpustakaan Khusus Berfungsi untuk menyimpan, menemukan, memberikan dan menyebarkan informasi secara cepat. untuk  tujuan pendidikan dan penelitian.

Pada saat ini belum banyak instansi pemerintah yang menyelenggarakan perpustakaan. Padahal keberadaan Perpustakaan pada sebuah institusi merupakan salah satu pusat informasi yang menyimpan khasanah tentang institusi tersebut. Harapannya adalah bahwa pada setiap instansi pemerintah terselenggara perpustakaan. Dimana perpustakaan ini nantinya menjadi bahan referensi bagi masyarakat yang menginginkan informasi yang ada pada instasi bersangkutan. Karena semestinya perpustakaan menjadi pusat informasi lembaga yang menampung informasi-informasi yang bisa diakses oleh masyarakat secara luas.

*Pustakawan pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Serang

Daftar Bahan Bacaan :

1.             Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan.

2.             Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional RI Nomor 14 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan Khusus

3.             Sutarno NS. 2003. Perpustakaan dan Masyarakat. Jakarta : Yayasan Obor Indonesia.

4.             Pawit M. Yusup. 2013. Ilmu Informasi, Komunikasi dan Kepustakaan. Jakarta : Bumi Aksara.