ARTIKEL

Oleh : Iir Nirmalaningsih*

Latar belakang

Perpustakaan dibedakan dalam berbagai jenis, salah satunya Perpustakaan Perguruan Tinggi. Keberadaan perpustakaan perguruan tinggi sangat penting karena didirikan sebagai sarana penunjang  mencapai tujuan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu pendidikan (belajar mengajar), penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Pemustaka (pengguna) perpustakaan Perguruan Tinggi yaitu masyarakat perguruan tinggi yang terdiri atas para staf pengajar (dosen), mahasiswa, tenaga pendidik, dan yang terlibat dalam kegiatan akademik (civitas akademika).

Perpustakaan Perguruan Tinggi sering disebut sebagai jantungnya universitas, karena tanpa perpustakaan proses pelaksanaan pembelajaran kurang optimal. Adapula yang menyebutnya “research library” atau perpustakaan penelitian karena fungsi utamanya sebagai tempat sumber penelitian. Sebagai perpustakaan penelitian maka koleksinya harus disesuaikan dengan seluruh fakultas, jurusan, dan program studi baik berupa buku, jurnal ilmiah, majalah dan sumber informasi lainnya.

Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan perpustakaan yang dikelola oleh Perguruan Tinggi dengan tujuan membantu tercapainya tujuan Perguruan Tinggi. Perpustakaan Perguruan Tinggi (seperti pada universitas, sekolah tinggi, akademi, fakultas, jurusan) sebagai lembaga yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit yang membantu dalam mencapai tujuannya. Pada perpustakaan perguruan tinggi, banyak diterapkan sistem sentralisasi dan desentralisasi atau perpustakaan pusat dan ada perpustakaan fakultas bahkan ada juga perpustakaan jurusan.

Sistem sentralisasi

 Dalam pelaksanaannya, Perpustakaan Perguruan Tinggi mengenal sistem sentralisasi dan desentralisasi. Biasanya sistem sentralisasi itu untuk perpustakaan pusat atau universitasnya sementara sistem desentralisasi untuk perpustakaan fakultas-fakultas atau program studi. Pada sistem sentralisasi, semua koleksi dijadikan satu termasuk semua kegiatan. Maka kegiatan pemilihan, pengadaan, pengolahan hingga pelayanan koleksi dilakukan oleh pusat. Desentralisasi perpustakaan merupakan pendelegasian seluruh atau sebagian besar wewenang untuk membuat keputusan dan kebijakan diserahkan kepada pengelola perpustakaan fakultas/jurusan/program studi tanpa campur tangan pusat.

Sistem sentralisasi perpustakaan Menurut Lasa HS (1998) pada kamus istilah perpustakaan adalah sistem pengelolaan perpustakaan yang dipusatkan. Di sini diperlukan kesatuan administrasi, kesatuan pengolahan, kesatuan pelayanan dan penyatuan koleksi dalam sistem dan koordinasi. Sistem ini bertujuan untuk menghindari duplikasi koleksi, penghematan, pemanfaatan koleksi bersama, mempermudah pembinaan dan pengontrolan serta mempercepat komunikasi

Sentralisasi perpustakaan adalah proses pengelolaan sumberdaya perpustakaan secara terintegrasi di bawah satu sistem, yang memungkinkan akses dan layanan yang lebih efisien bagi pengguna. Dalam konteks perpustakaan perguruan tinggi, sentralisasi bertujuan untuk menghilangkan fragmentasi layanan, sehingga mahasiswa dan dosen dapat mengakses sumber daya informasi yang diperlukan dari satu titik. Sentralisasi tidak hanya menyangkut pengelolaan fisik koleksi, tetapi juga mencakup pengintegrasian layanan digital dan teknologi, yang semakin menjadi penting di era digital saat ini.

Sentralisasi merupakan pemusatan seluruh keputusan, kebijakan dan wewenang ada pada perpustakaan pusat. Sentralisasi perpustakaan adalah penyatuan seluruh perpustakaan yang terpisah menjadi satu atau terpusat. Penyatuan tersebut menyangkut semua aspek yang ada pada perpustakaan dari mulai gedung, koleksi, pelayanan, pengolahan, sarana dan prasarana. Pada perpustakaan yang terpusat (sentralisasi) diberbagai perguruan tinggi sering juga disebut dengan Unit Pelaksana Teknis (UPT) perpustakaan. 

Fungsi dan Manfaat sentralisasi perpustakaan

Fungsi sentralisasi perpustakaan perguruan tinggi mencakup:

1. 1. Sumber daya manusia (pustakawan) lebih efisien, memastikan penggunaan sumber daya yang efisien. Dengan dilakukannya sistem sentralisasi, perpustakaan mengintegrasikan berbagai fungsi dan layanan ke dalam satu sistem pusat, hal ini dapat mengurangi duplikasi tugas pekerjaan dan meminimalkan kebutuhan akan personil yang berlebihan, sehingga menghasilkan penghematan biaya oprasional dan pustakawan lebih mudah berkoordinasi dan berkolaborasi sesama pustakawan dalam satu tempat (gedung) juga pustakawan lebih meningkatkan produktivitas kinerjanya dalam pengembangan perpustakaan.
2. 2. Standarisasi layanan, menyediakan layanan yang konsisten. Layanan perpustakaan perguruan tinggi bertujuan memberikan informasi untuk meningkatkan pengetahuan dan kemampuan, menunjang proses perkuliahan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat serta menunjang program lembaga perguruan tinggi dimana bernaung. Layanan yang konsisten akan menghasilkan pelayanan yang cepat dan tepat.
3. 3. Integrasi teknologi, menerapkan sistem informasi perpustakaan yang terpadu. Dengan adanya integrasi teknologi ini memudahkan pemustaka dalam mengakses layanan perpustakaan.

Manfaat sistem sentralisasi yaitu:

1. 1. Pengadaan buku dipusatkan sehingga tidak terjadi duplikasi koleksi. Pada sistem desentralisasi, setiap perpustakaan mungkin harus memiliki buku rujukan yang sama. Misalkan pada mata kuliah Bahasa Indonesia yang masuk pada MKDU (Mata Kuliah Dasar Umum), setiap fakultas bahkan jurusan mempunyai sumber rujukan yang sama sehingga buku tersebut dimiliki di setiap fakultas. Dengan menggunakan sistem sentralisasi perpustakaan akan terhindar dari duplikasi koleksi yang berlebihan karena pengadaan koleksi bahan pustaka terpusat.
2. 2. Keseragaman pengolahan bahan pustaka. Pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan pokok dalam rangka menyediakan koleksi perpustakaan yang siap untuk dilayankan kepada pemustaka. Agar pelaksanaannya dapat berjalan dengan baik, maka proses pengolahan bahan pustaka harus konsisten, sistematis dan kontinyu,  tujuannya agar bahan pustaka mudah ditemukan kembali oleh pemustaka. Karena pengolahan bahan pustaka dilakukan sesuai dengan pedoman yang telah dibuat dan dilakukan terpusat maka terdapat keseragaman. Apabila desentralisasi perpustakaan memungkinkan untuk tidak seragam dalam pengolahan bahan pustaka karena pedoman yang dibuat akan berbeda.
3. 3. Jumlah personalia (pustakawan) yang diperlukan lebih sedikit dari pada sistem desentralisasi. Sumberdaya dapat dikelola lebih efisien karena dilakukan terpusat. Pustakawan dapat lebih mudah membantu dan bekerjasama karena seluruh kegiatan sudah satu tempat.
4. 4. Adanya kebijakan yang seragam. Karena terpusat maka kebijakan manajemen perpustakaan tidak ada perbedaan, seperti pada layanan jam buka perpustakaan, layanan bebas pustaka juga pada kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.

Tujuan utama sentralisasi perpustakaan untuk menciptakan pengelolaan yang efisien dan efektif. Dengan adanya standar dam kebijakan yang jelas, diharapkan dapat mengurangi biaya oprasional serta memaksimalkan penggunaan sumber daya. Selain itu, sentralisasi bertujuan untuk menjaga kualitas layanan yang konsisten di perpustakaan.

Penutup

Perpustakaan Universitas La Tansa Mashiro, selanjutnya disingkat UNILAM adalah salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang menerapkan sistem sentralisasi perpustakaan. Pada awalnya Universitas La Tansa Mashiro yang berlokasi di Rangksbitung ini merupakan penggabungan dari Perpustakaan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) La Tansa Mashiro, Perpustakaan Akademi Kebidanan (AKBID) La Tansa Mashiro dan Perpustakaan Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) La Tansa Mashiro, dimana sebelumnya masih menggunakan sistem desentralisasi. Namun pada tahun 2023, tepatnya tanggal 16 Januari beriringan dengan penggabungan sekolah tinggi dan akademi menjadi Universitas dengan SK Menristek Nomor 97/E/O/2023 maka perpustakaan berubah menjadi satu perpustakaan (terpusat).

Setelah dilakukan proses sentralisasi perpustakaan, maka terpusatlah seluruh komponen yang ada pada perpustakaan UNILAM pada satu tempat, baik itu gedung (tempat), koleksi, layanan, manajemen, kebijakan, dan sdm dipusatkan pada satu tempat, yaitu perpustakaan pusat.

Dengan dilakukannya sentralisasi perpustakaan ini diharapkan memberikan perubahan yang lebih baik lagi bagi perpustakaan berupa kemudahan dan ketersediaan bagi pemustaka dalam mengakses sumber informasi yang beragam pada satu tempat baik itu gedung, layanan, koleksi dan manajemen.

*Pustakawan Universitas La Tansa Mashiro

Referensi

Lasa HS. (1998). Kamus Istilah Perpustakaan. Yogyakarta: UGM Press

Sulistyo Basuki. (1993) Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Gramedia