PELAYANAN PRIMA DALAM PENYELENGGARAAN PERPUSTAKAAN
Sumber Gambar :PELAYANAN PRIMA DALAM PENYELENGGARAAN PERPUSTAKAAN
Oleh Iman Sukwana*
Sebagai layanan publik, perpustakaan menyediakan berbagai macam informasi yang ditujukan untuk mengubah cara berfikir dan budaya masyarakat dalam menghadapi proses kehidupannya yang selalu memiliki potensi perubahan. Perubahan tersebut harus diantisipasi oleh lembaga perpustakaan dan pengelolanya.
Perkembangan informasi saat ini berdampak pada semakin banyaknya pilihan masyarakat untuk memperoleh beragam informasi. Berbagai media penyedia informasi terus berlomba menyediakan dan menyajikan informasi tersebut, tinggal bagaimana kita menyikapinya. Masyarakat harus lebih selektif dalam mendapatkan informasi tersebut, sehingga informasi tersebut dapat bermanfaat bagi kehidupannya.
Perpustakaan merupakan salah satu lembaga yang mengelola informasi yang tugasnya tidak hanya mengumpulkan dan mengorganisasi informasi, tetapi juga menyebarluaskan informasi tersebut kepada masyarakat secara luas. Penyebaran informasi tersebut hanya akan terjadi bila perpustakaan mengadakan berbagai kegiatan atau layanan yang memungkinkan masyarakat memanfaatkan sumber informasi yang dimiliki perpustakaan.
Layanan perpustakaan berarti penyediaan koleksi perpustakaan secara tepat dan akurat sesuai dengan kebutuhan masyarakat yang dilayaninya. Soejono Trimo (1987) mengatakan bahwa “Layanan perpustakaan adalah pemberian informasi pada pengguna perpustakaan. Melalui layanan perpustakaan, pengguna dapat memperoleh informasi-informasi yang dibutuhkan secara maksimal “.
Sebagai layanan publik, perpustakaan harus memberikan layanan yang bersifat terbuka, dapat diakses dengan mudah, proses dan prosedurnya sederhana tidak berbelit, memadai dan dapat dipahami oleh masyarakat. Dengan demikian secara harfiah berarti pelayanan yang sangat baik (terbaik) sesuai standar pelayanan yang berlaku atau dimiliki oleh instansi yang memberikan pelayanan. Pelayanan disebut baik (prima) apabila mampu memuaskan pihak yang di layan
Layanan perpustakaan sebagaimana dijelaskan dalam UU 43/2007 tentang perpustakaan bab v pasal 14), bahwa :
1) Layanan Perpustakaan dilakukan secara Prima dan berorientasi bagi kepentingan Pemustaka
2) Setiap Perpustakaan menerapkan tata cara layanan perpustakaan berdasarkan standar nasional perpustakaan
3) Setiap perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi
4) Layanan perpustakaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikembangkan melalui pemanfaatan sumberdaya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka
5) Layanan Perpustkaan diselenggarakan sesuai dengan standar nasional perpustakaan untuk mengoptimalkan pelayanan kepada pemustaka
6) Layanan perpustakaan terpadu diwujudkan melalui kerjasama antar perpustakaan
7) Layanan perpustakaan secara terpadu sebagaimana pada ayat (6) dilaksanakan melalui jejaring telematika
Sejalan dengan bunyi Undang-Undang tersebut diatas, untuk mengoptimalkan layanan perpustakaan, diperlukan berbagai langkah-langkah kongkrit agar pemustaka dengan mudah mengakses layanan perpustakaan yang diberikan. Langkah-langkah tersebut antara lain pertama, meningkatkan kualitas dan profesionalitas pengelola perpustakaan. Keberhasilan penyelenggaraan perpustakaan banyak tergantung pada kualitas dan profesionalitas pengelola perpustakaan. Agar layanan perpustakaan berjalan sesuai sistem perlu dikelola oleh tenaga pengelola yang terampil, profesional dan mandiri, memiliki pengetahuan kepustakawanan secara luas dan mengetahui kebutuhan informasi masyarakat yang dilayaninya. Kedua, meningkatkan sarana prasarana perpustakaan. Perpustakaan harus memiliki sarana prasarana yang memadai untuk kelancaran jasa layanan, dan penyelenggaraan aktivitas kerja perpustakaan yang memiliki daya guna yang sangat tinggi. Ketiga, Mengembangkan koleksi perpustakaan. Pengembangan koleksi merupakan proses sistematik terhadap upaya perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka yang mencakup: Penyusunan kebijakan seleksi, Penilaian kebutuhan pemustaka, Analisis koleksi, Penyeleksian, Rencana berbagi sumber, evaluasi. Keempat, mengadakan promosi perpustakaan, Promosi merupakan kegiatan penting dalam suatu organisasi, termasuk perpustakaan. Karena tanpa promosi, produk-produk dan layanan yang terdapat di perpustakaan tidak akan dikenal dan tidak bisa dimanfaatkan oleh pengguna. Sebenarnya promosi perpustakaan tidak hanya memperkenalkan saja, tapi juga suatu upaya penyebarluasan dan pemberdayaan sumberdaya serta layanan perpustakaan. Kelima, membangun kerjasama antar perpustakaan. Prinsip kerjasama antar perpustakaan dilakukan karena diasumsikan bahwa tidak ada satu perpustakaan pun yang memiliki koleksi lengkap, sehingga diperlukan kerjasama dengan perpustakaan lainnya. Kerjasama perpustakaan adalah kegiatan yang dilakukan beberapa perpustakaan dalam menyediakan dan mendayagunakan koleksi dalam berbagai kepentuingan. Keenam, meningkatkan variasi layanan. Layanan perpustakaan merupakan suatu kegiatan penyediaan bahan informasi secara tepat, akurat dan cepat dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pemustaka. Ketujuh, Dukungan anggaran. Anggaran atau dana merupakan aspek penting untuk keberlangsungan perpustakaan. Diperlukan untuk pengadaan sarana prasarana, perawatan bahan pustaka, kegiatan operasional perpustakaan dan kegiatan lainnya.
Pemberdayaan Layanan Perpustakaan
Sebagai layanan informasi, perpustakaan memiliki prosedur yang transparan. Artinya layanan yang diberikan bersifat terbuka, dapat diakses dengan mudah dan dengan prosedur yang adaptif dengan tujuan mengoptimalkan fungsi layanan. Agar layanan perpustakaan berjalan sesuai dengan yang diharapkan lembaganya dan mampu memberikan yang terbaik bagi pemustakanya, maka hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
1. Peningkatan keragaman buku/bahan pustaka. Kekuatan layanan perpustakaan adalah ada pada koleksi. Semakin banyak koleksi maka semakin banyak pula informasi yang tersedia. Keragaman koleksi yang disediakan baik dari segi kuantitas maupun dalam berbagai bentuk media akan memudahkan orang memilih kebutuhannya sesuai dengan kebutuhan dan strata pendidikannya.
2. Peningkatan Kualitas layanan. Dalam buku “Bahan Ajar Diklat Manajemen Perpustakaan” (2009) dikatakan bahwa kualitas layanan adalah sistem manajemen strategis dan terpadu yang melibatkan semua manajer dan staf serta menggunakan metode-metode kualitatif dan kuantitatif untuk memperbaiki proses-proses organisasi secara berkesinambungan agar dapat memenuhi kebutuhan organisasi, tujuannya adalah kepuasan pemustaka dalam memperoleh informasi.
3. Fasilitas pemustaka. Pemustaka merupakan salah satu bagian penting dari keberadaan layanan perpustakaan. Mengutamakan kepentingan pemustaka dengan banyak mendengarkan apa yang menjadi kebutuhan, keinginan dan apa saja yang tidak disukai pemustaka. Jadi harus dijalin komunikasi yang intens agar pemustaka mampu menggunakan fasilitas perpustakaan ini untuk peningkatan pengetahuannya.
4. Layanan perpustakaan keliling /internet keliling. Perpustakaan keliling merupakan perpanjangan layanan perpustakaan bagi masyarakat. Karena tidak semua masyarakat bisa menjangkau perpustakaan menetap dikarenakan kondisi geografis. Masyarakat yang tidak memiliki akses untuk berkunjung ke perpustakaan bisa dilayani secara intensif dan merata melalui perpustakaan keliling.
5. Meningkatkan kunjungan ke perpustakaan. Agar perpustakaan mendapatkan kunjungan pemustaka dari waktu ke waktu meningkat, maka yang perlu dilakukan adalah bagaimana layanan dan kegiatan yang ada di perpustakaan itu menarik minat masyarakat. Biasanya yang menjadi perhatian masyarakat untuk berkunjung ke perpustakaan adalah fasilitas yang tersedia, kegiatan yang beragam dan tentu saja keragaman koleksi.
6. Promosi perpustakaan. Produk jasa yang dilayankan perpustakaan perlu dilakukan promosi melalui berbagai media dan kegiatan agar kegiatan menciptakan budaya membaca masyarakat bisa terwujud.
7. Bimbingan pemustaka. Bimbingan pemustaka biasanya dilakukan bagi pemustaka pemula yang perlu mendapatkan berbagai informasi dan fasilitas yang tersedia di perpustakaan. Hal ini perlu dilakukan agar mereka tidak bingung ketika berkunjung ke perpustakaan. Informasi yang diberikan adalah seputar bagaimana pemusta sebaiknya menggunakan dan menjaga fasilitas yang disedikan perpustakaan
8. Konsultasi kepustakawanan. Masih banyak pengelola perpustakaan yang belum memahami bagaimana mengelola perpustakaan sesuai standar. Hal ini merupakan peran pustakawan bagaimana memberikan pemahaman yang benar tenatang manajemen pengelolaan perpustakaan kepada pengalola perpustakaan atau masyarakat umum.
Layanan perpustakaan berarti penyediaan koleksi perpustakaan secara tepat dan akurat, sesuai dengan kebutuhan pemustaka. Sementara pada waktu sekarang ini, sesuai tuntutan masyarakat layanan perpustakaan mengacu pada pelayanan prima. Pelayanan prima diartikan sebagai pemberian bantuan bagi pemustaka untuk memperoleh sesuatu yang dicari dan mendapatkan kepuasaan dengan layanan tersebut yang diwujudkan melalui kemampuan, sikap, penampilan, perhatian, tindakan dan tanggung jawab yang baik dan terkoordinasi dari pengelola perpustakaan.
*Pustakawan DPK Provinsi Banten
