ARTIKEL

PEMANFAATAN KOLEKSI REFERENSI 

DI PERPUSTAKAAN

Oleh : N. Ratih Suharti, S.Mn.*

Pendahuluan

Perpustakaansebagaimana yang ada dan berkembang sekarang telah dipergunakan sebagai salah satu pusat informasi, sumber ilmu pengetahuan, penelitian, rekreasi, pelestarian khasanah budaya bangsa, serta memberikan berbagai layanan jasa lainnya. Hal tersebut telah ada sejak dulu dan terus berproses secara alamiah merujuk kepada suatu kondisi dan tingkat perbaikan yang signifikan meskipun belum memuaskan semua pihak.

Perpustakaan pada prinsipnya mempunyai tiga kegiatan pokok, yaitu;

1) Mengumpulkan semua informasi yang sesuai dengan bidang kegiatan dan misi organisasi dan masyarakat yang dilayaninya.

2)  Melestarikan, memelihara dan merawat seluruh koleksi perpustakaan, agar tetap dalam keadaan baik, utuh, layak pakai dan tidak lekas rusak, baik karena pemakaian maupun karena usianya.

3)  Menyediakan dan menyajikan informasi untuk siap dipergunakan dan diberdayakan seluruh koleksi yang dihimpun di perpustakaan untuk dipergunakan pemakainya/pemustaka.

Kegiatan pokok yang ketiga inilah yang kemudian diterjemahkan ke dalam layanan referensi dimana referensi sendiri diartikan sebagai kegiatan merujuk kembali atau menunjuk kepada suatu koleksi yang dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pemustaka. Makin lengkap buku rujukan/referensi yang dimiliki perpustakaan, maka pustakawan makin mampu menjawab pertanyaan yang diajukan pemustaka. Akan tetapi pada prinsipnya layanan perpustakaan itu sama, yaitu memberikan bantuan kepada pemustaka untuk memperoleh bahan pustaka (informasi) yang sesuai dengan kebutuhannya.

Pengertian Layanan Referensi

Istilah referensi berasal dari bahasa Inggris to refer yang artinya merujuk kepada suatu koleksi yang dapat menjawab pertanyaan yang disampaikan oleh pemakai perpustakaan. Maka dari pengertian itu pada perpustakaan dikenal dengan adanya layanan referensi.  Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) layanan referensi adalah layanan sumber acuan (rujukan, petunjuk) atau layanan buku perpustakaan yang hanya boleh dibaca di tempat yang telah disediakan dan tidak boleh dibawa keluar perpustakaan (KBBI, 2007). Adapun batasan pelayanan referensi menurut Tri Septiyantono dalam bukunya yang berjudul “Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi (2003)” ada dua hal yakni;

v Memberikan informasi langsung kepada pembaca, baik informasi ilmiah untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi bersifat non ilmiah.

v Memberikan petunjuk kepada sumber informasi yang ada di perpustakaan ataupun sumber-sumber yang ada di luar perpustakaan.

Pada prinsipnya setiap buku dapat disebut buku referens asal informasi yang tercantum didalamnya disusun sedemikian rupa sehingga informasi yang terkandung pada buku tersebut mudah diakses. Menurut Sulistyo-Basuki (1993) buku biasa dibuat dalam bentuk eksposisi yang berkesinambungan artinya dikembangkan kalimat demi kalimat, paragraf demi paragraf serta bab demi bab. Masing-masing bagian dikaitkan pada setiap tingkat, artinya dari satu bab ke bab yang lain ada unsur yang berkesinambungan sehingga buku bisa dibaca secara kontinyu, maka lazimnya perpustakaan meminjamkan buku tersebut. Berbeda dengan buku referensi yang dibaca hanya pada bagian yang diperlukan dan cukup dibaca di perpustakaan saja serta tidak boleh dipinjamkan.

Adapun peranan layanan referensi di perpustakaan diantaranya adalah;

a.       Menemukan informasi dari jawaban pertanyaan yang spesifik

b.       Membantu pemustaka dalam menemukan informasi itu sendiri

c.       Mengajari pemustaka bagaimana mendayagunakan sumber-sumber informasi di perpustakaan itu maupun di perpustakaan lain

d.       Memberikan pelayanan yang berhubungan langsung dengan pemustaka dalam memberikan informasi secara umum/ilmiah untuk tujuan studi dan penelitian

e.       Membantu pemustaka dalam memanfaatkan bahan pustaka yang ada di perpustakaan dengan sebaik-baiknya

Tujuan Layanan Referensi

a.       Untuk memfasilitasi kebutuhan akses informasi pemustaka

b.       Untuk menjawab secara penuh kebutuhan informasi/pertanyaan dari setiap pemustaka

c.       Untuk keperluan studi dan penelitian

d.       Mengoptimalkan pendayagunaan koleksi perpustakaan

e.       Menyediakan koleksi perpustakaan sebagai bahan rujukan & sumber informasi lainnya

Fungsi Layanan Referensi

Ø  Fungsi informasi yaitu : memberikan jawaban yang tepat atas pertanyaan pemustaka

Ø  Fungsi bimbingan yaitu : memberikan bimbingan pemustaka khususnya untuk pemanfaatan koleksi referensi dengan baik dan efisien

Ø  Fungsi instruksi yaitu : memberikan pengarahan kepada pemustaka tentang pendayagunaan perpustakaan secara umum

Ø  Fungsi supervisi yaitu : melakukan supervisi terhadap pengaturan personil, koleksi, ruangan perpustakaan, jam layanan, tata tertib dan lain-lain

Ø  Fungsi bibliografi yaitu : membuat sarana temu kembali informasi

Ø  Fungsi evaluasi yaitu : evaluasi terhadap sumber-sumber rujukan dengan memperhatikan otoritas, ruang lingkup, susunan bahan rujukan, format serta tujuan dan sarana perpustakaan

Koleksi Referensi

Koleksi referensi/rujukan adalah koleksi perpustakaan yang digunakan sebagai sumber informasi bagi pemustaka untuk memperoleh pengetahuan tambahan tentang suatu bidang ilmu atau keterampilan. Koleksi referensi sekurang-kurangnya terdiri dari ensiklopedi, direktori, handbook/manual, kamus dan indeks majalah. Koleksi ini diletakkan di ruang tersendiri dan terpisah dari koleksi umum serta tidak dilayankan dan hanya boleh dibaca di tempat. 

Karakteristik dan kategori setiap koleksi referensi adalah unik, tergantung tujuan dan sasaran lembaga institusinya. Pustakawan membangun koleksi referensi untuk melakukan tiga hal yaitu;

      Untuk menjawab kebutuhan informasi dari pengguna perpustakaan

      Untuk mengakses fasilitas koleksi perpustakaan

      Untuk memberikan bimbingan pada sumber-sumber informasi diluar koleksi perpustakaan yang mereka miliki

Koleksi referensi/rujukan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten dibagi berdasarkan kategori usianya, yaitu Koleksi Referensi Anak dan Koleksi Referensi Remaja/Dewasa (Umum).

Aspek Pertanyaan Referensi

Berikut ini merupakan tabel dari maksud dan jenis-jenis pertanyaan pemustaka referensi :

1.    Klasifikasi Pertanyaan : Bahasa ; Jenis Pertanyaan : Arti, asal kata, definisi, pengejaan, pengucapan, singkatan, istilah, kata asing, sinonim, lambang dan simbol. Sumber Referensi : Kamus.

2.      Klasifikasi Pertanyaan : Pemilihan bahan pustaka ; Jenis Pertanyaan : Buku terbaik bidang pengetahuan tertentu, terbitan tertentu, perincian bibliografi dan lokasi bahan pustaka. Sumber Referensi : Bibliografi Katalog Penerbit.

3.    Klasifikasi Pertanyaan : Data peristiwa ; Jenis Pertanyaan : Kejadian-kejadian, statistik, tradisi, kebiasaan dan catatan kejadian. Sumber Referensi : Almanak, Buku Tahunan.

4.     Klasifikasi Pertanyaan : Latar belakang dan pedoman ; Jenis Pertanyaan : Informasi umum, bahan untuk belajar sendiri dan cara mengerjakan sesuatu. Sumber Referensi : Ensiklopedia, Buku pegangan manual, Brosur danPamflet, Biografi, Direktori.

5.   Klasifikasi Pertanyaan : Manusia, orang, pribadi ; Jenis Pertanyaan : Tokoh, pemimpin, spesialis,profesional, pengarang dan orang terkenal. Sumber Referensi : Direktori, Buku Tahunan, Almanak, Brosur dan Pamflet.

6.     Klasifikasi Pertanyaan : Organisasi dan lembaga ; Jenis Pertanyaan : Tujuan keanggotaan, kegiatan, struktur, nama dan alamat. Sumber Referensi : Sumber geografi, Peta dan Atlas, Kamus Ilmu Bumi.

7.   Klasifikasi Pertanyaan : Tempat ; Jenis Pertanyaan : Lokasi, deskripsi, jarak dan keterangan tempat. Sumber Referensi : Alat peraga (AV).

8.    Klasifikasi Pertanyaan : Ilustrasi ; Jenis Pertanyaan : Bentuk, model, rupa, warna, film dan rekaman. Sumber Referensi : Handbook, Buku Tahunan, Buku Pedoman (Manual).

9.    Klasifikasi Pertanyaan : Fakta ; Jenis Pertanyaan : Statistik, kejadian, rumus. Sumber Referensi : Lembaran Negara, Laporan Pemerintah, Terbitan Pemerintah.

10.    Klasifikasi Pertanyaan : Aktivitas ; Jenis Pertanyaan : Cara mengerjakan, cara membuat dan sebagainya. Sumber Referensi : Buku Pedoman (Manual).

11.    Klasifikasi Pertanyaan : Aktivitas ; Jenis Pertanyaan : Cara mengerjakan, cara membuat dan sebagainya. Sumber Referensi : Buku Pedoman (Manual).

12.    Klasifikasi Pertanyaan : Undang-undang Peraturan ; Jenis Pertanyaan : Perundang-undangan, peraturan, data dan fakta resmi. Sumber Referensi : Lembaran Negara, Kitab Undang-undang, Terbitan Pemerintah.

 Jasa Penelusuran Informasi

Jasa penelusuran informasi adalah jasa aktif untuk menjawab pertanyaan atau permintaan  informasi dari pemustaka tentang suatu masalah atau subyek tertentu.  Poin utama jasa penelusuran informasi adalah adanya obyek (kebutuhan pemustaka), adanya tujuan (untuk mengoptimalkan koleksi perpustakaan dan keperluan studi dan penelitian) serta adanya sumber informasi (koleksi referensi dan sumber informasi lainnya).

Kesimpulan dan Saran

Layanan referensi adalah layanan perpustakaan yang berhubungan sacara langsung  maupun tidak langsung dengan pemustaka dalam memberikan informasi dengan menggunakan sumber-sumber informasi perpustakaan untuk keperluan studi atau penelitian.

Sedangkan filosofi dari pelayanan referensi adalah memfasilitasi akses ke informasi dengan tujuan utama referensi yaitu untuk menjawab secara penuh kebutuhan informasi/pertanyaan dari setiap pemustaka.

Penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu kembali informasi yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan pemustaka akan informasi , dengan bantuan berbagai alat penelusuran dan temu kembali informasi yang dimiliki perpustakaan atau unit informasi. Proses dalam mencari informasi tersebut dilakukan oleh petugas perpustakaan/pustakawan  yang dikenal dengan sistem penelusuran informasi. Disebut demikian karena mengacu pada konsep dasar pelayanan perpustakaan yang berorientasi pemberian jasa di bidang informasi.

Tulisan  ini diharapkan bisa menambah wawasan pengetahuan kita, tentang standar layanan referensi dan jasa penelusuran informasi dalam memberikan layanan yang terbaik kepada pemustaka serta menjadi acuan bagi pengembangan layanan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten.

*Pustakawan DPK Provinsi Banten

Daftar Pustaka

1.   Kamus Besar Bahasa Indonesia.- Jakarta : Balai Pustaka, 2007.

2.   Pengantar Ilmu Perpustakaan / Sulistyo-Basuki.- Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 1993.

3.   Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi/ Ed. Tri Septiyantono.- Yogyakarta: Ilmu Perpustakaan dan Informasi (IPI), 2003.