ARTIKEL

oleh: Verry Mardiyanto*

Dalam era informasi yang semakin kompleks, Perguruan Tinggi memegang peranan strategis sebagai pusat pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Di tengah dinamika perkembangan teknologi informasi dan digitalisasi, keberadaan lembaga perpustakaan dan lembaga kearsipan di Perguruan Tinggi menjadi semakin penting. Kedua lembaga ini tidak hanya sebagai pendukung administrasi dan akademik, tetapi juga sebagai penjaga integritas, pelestari sejarahdan jati diri lembaga, dan penggerak inovasi serta sebagai unit pelaksana dalam bidang perpustakaan dan kearsipan yang sebagaimana lembaga perpustakaan dan kearsipan ini berfungsi untuk menerima, mengelola dan melayani kepada pengguna yaitu civitas akademika di Perguruan Tinggi seputar bidang perpustakaan dan kearsipan. Lembaga perpustakaan mempunyai definisi kompleks, menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan, lembaga perpustakaan adalah institusi yang mengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam secara profesional. Perpustakaan berfungsi untuk memenuhi kebutuhan pemustaka, seperti pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi. Sedangkan lembaga kearsipan, menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan yaitu Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Dalam lingkup pemerintah daerah baik itu tingkat provinsi, kabupaten dan kota terdapat Dinas Perpustakaan dan Kearsipan untuk tingkat pronvinsi dan Kantor Perpustakaan dan Arsip untuk tingkat kabupaten dan kota yang menyesuaikan nomenklatur dinas di daerah tersebut. Kedua lembaga menjadi satu dalam rumah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, yang bertujuan sama yaitu untuk memberikan layanan bidang perpustakaan dan layanan bidang kearsipan kepada masyarakat. Namun dalam konteks perguruan tinggi, maka dibentuk sebuah UPT yaitu UPT Perpustakaan dan UPT Kearsipan, akan tetapi ada di beberapa perguruan tinggi menyatu satu seperti di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, yang bernama UPT Perpustakaan dan Arsip. Perbedaan ini tidak menjadi tujuan utama dalam pengelolaan dan pelayanan dalam bidang perpustakaan dan kearsipan melemah melainkan menjadikan saling berkaitan satu dengan yang lainnya, sehingga integitas dan kompleksitas antara perpustakaan dan kearsipan menjadi sangat penting untuk melengkapi khasanah yang ada di dua bidang tersebut.

Peran Strategis Perpustakaan Perguruan Tinggi

Perpustakaan di perguruan tinggi memiliki fungsi utama sebagai pusat sumber belajar. Sebagai wadah penyimpanan koleksi buku, jurnal, karya ilmiah dan referensi lainnya yang mendukung pengelolaan naskah dan koleksi yang menjadi ciri khas perpustakaan perguruan tinggi. Perpustakaan menyediakan akses terhadap pengetahuan yang relevan dengan kebutuhan akademik. Dalam lingkungan pendidikan tinggi, perpustakaan tidak hanya menjadi tempat mencari referensi, tetapi juga sarana untuk mengembangkan kemampuan literasi informasi mahasiswa dan dosen serta tenaga kependidikan. Perpustakaan menjadi wahana tempat untuk saling interaksi menyelesaikan masalah dan mencari ide untuk kemajuan lembaga perguruan tinggi.

Digitalisasi koleksi menjadi salah satu tren utama dalam pengelolaan perpustakaan modern. Dengan digitalisasi, mahasiswa dan dosen dapat mengakses sumber daya akademik kapan saja dan dari mana saja, sehingga meningkatkan efisiensi dan kenyamanan. Selain itu, perpustakaan juga menyediakan ruang diskusi, pelatihan literasi informasi, dan layanan khusus, seperti bantuan penelusuran pustaka yang mendukung penelitian dan pengajaran. Salah satu contoh penggunaan tekonologi dalam digitalisasi koleksi adalah penggunaan aplikasi penelusuran secara online baik itu yang tersedia di playstore ataupun akses langsung di website perpustakaan. Namun saat ini super aplikasi menjadi ciri khas interkoneksi dalam suatu lembaga. Super aplikasi ini tidak hanya berisikan aplikasi akademik saja, melainkan seputar perpustakaan dan kearsipan tersedia didalamnya.

Lebih jauh, perpustakaan berfungsi sebagai jembatan penghubung antara akademisi dan dunia luar. Melalui kerjasama antarperpustakaan dan lembaga riset lainnya, perguruan tinggi dapat mengakses sumber daya yang lebih luas. Perpustakaan juga sering menjadi mitra dalam penyelenggaraan seminar, lokakarya, dan diskusi ilmiah, yang semuanya berkontribusi pada pengembangan ilmu pengetahuan. Kerjasama menjadi penting ketika pada perguruan tinggi terdapat perpustakaan fakultas, sehingga diperlukan koneksi bersama dalam satu mesin penelusuran, seperti yang dibahas pada super aplikasi perguruan tinggi yang didalamnya terdapat pojok penelusuran perpustakaan dan kearsipan.

Pentingnya Lembaga Kearsipan di Perguruan Tinggi

Di sisi lain, lembaga kearsipan memegang peran krusial dalam menjaga dan melestarikan dokumen-dokumen penting. Arsip di perguruan tinggi meliputi berbagai jenis dokumen, seperti keputusan rektor, dokumen keuangan, data mahasiswa, serta hasil penelitian dan dokumen yang tercipta dari proses perjalanan lembaga perguruan tinggi. Keberadaan lembaga kearsipan memastikan bahwa semua dokumen tersebut dikelola secara profesional dan terorganisir, sehingga dapat diakses kembali dikemudian hari pada masa yang akan datang. Lembaga kearsipan ini selain mengelola arsip, juga difungsikan untuk proses penerimaan atau pencarian arsip yang belum ada khasanah pendukungnya, misalkan dalam proses pendirian program studi, tidak hanya dalam dokumen surat keputusan pendirian program studi saja, melainkan berkas pendukung dari dibentuknya tim pendirian, proses pendirian yang meliputi diskusi, seminar, lokakarya, hingga dalam proses akhir terciptanya dokumen sura kepetusan program studi. Lembaga kearsipan ini berperan penting sebagai unit kerja penyimpanan dari arsip yang tercipta dalam kegiatan pendirian program studi tersebut.

Arsip memiliki nilai legal, historis, dan informatif yang signifikan. Dalam konteks legal, arsip menjadi bukti otentik yang mendukung transparansi dan akuntabilitas perguruan tinggi. Secara historis, arsip mencatat perjalanan lembaga, sehingga dapat menjadi referensi bagi generasi mendatang. Dalam hal informasi, arsip mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data. Digitalisasi arsip menjadi tantangan sekaligus peluang. Dengan teknologi digital, arsip dapat disimpan dan diakses dengan lebih mudah, sekaligus terlindungi dari risiko kerusakan fisik. Namun, digitalisasi juga memerlukan infrastruktur dan sumber daya manusia yang memadai dan mempunyai kompetensi penggunaan teknologi informasi dalam bidang kearsipan, sehingga lembaga kearsipan perlu mengembangkan internal yang berhubungan dengan digitalisasi, seperti halnya media penyimpanan udara, atau cloudsystem dan komputer dengan spesifikasi tinggi untuk menghadapi tantangan ini.

Urgensi Kolaborasi Antar Lembaga

Perpustakaan dan lembaga kearsipan di perguruan tinggi tidak dapat berjalan secara terpisah. Kolaborasi antara kedua lembaga ini dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan sumber daya dan memperkuat dukungan terhadap kegiatan akademik dan administrasi. Sebagai contoh, perpustakaan dapat menyediakan akses ke arsip digital yang relevan bagi mahasiswa dan peneliti, sementara lembaga kearsipan dapat memanfaatkan infrastruktur perpustakaan untuk menyimpan arsip-arsip digital. Kolaborasi juga dapat diwujudkan dalam bentuk pengembangan sistem manajemen informasi terpadu. Dengan sistem ini, data dari perpustakaan dan kearsipan dapat diakses melalui satu platform, sehingga mempermudah pengguna dalam mencari informasi, artinya super aplikasi di perguruan tinggi sangat diperlukan sebagai interkoneksitas dalam unit kerja di perguruan tinggi. Selain itu, kolaborasi dapat mempercepat proses digitalisasi dan pengembangan layanan berbasis teknologi.

Dampak Keberadaan Lembaga Perpustakaan dan Kearsipan

Keberadaan perpustakaan dan lembaga kearsipan di Pperguruan Tinggi memberikan dampak positif yang luas. Dalam ranah akademik, perpustakaan mendukung peningkatan kualitas pembelajaran dan penelitian. Mahasiswa yang memiliki akses ke koleksi yang memadai cenderung memiliki hasil belajar yang lebih baik, sementara dosen dapat mengembangkan penelitian yang lebih mendalam. Lembaga kearsipan, di sisi lain, berkontribusi pada transparansi dan akuntabilitas lembaga. Dengan pengelolaan arsip yang baik, perguruan tinggi dapat memberikan laporan yang kredibel kepada pemangku kepentingan, seperti pemerintah, lembaga akreditasi dan masyarakat. Selain itu, arsip yang terorganisir dengan baik mempermudah proses audit dan evaluasi, sehingga meningkatkan kepercayaan publik terhadap lembaga perguruan tinggi. Secara sosial, perpustakaan dan kearsipan juga berfungsi sebagai pelestari nilai budaya dan sejarah. Dokumen-dokumen yang disimpan di lembaga ini mencerminkan perjalanan intelektual dan lembaga perguruan tinggi, sehingga memiliki nilai edukatif dan inspiratif bagi generasi mendatang.

Tantangan dan Solusi

Meskipun memiliki peran yang strategis, perpustakaan dan lembaga kearsipan menghadapi sejumlah tantangan. Salah satu tantangan utama adalah keterbatasan anggaran. Banyak Perguruan Tinggi yang belum mengalokasikan dana yang memadai untuk pengembangan kedua lembaga ini, sehingga infrastruktur dan layanan yang tersedia masih terbatas. Selain itu, perkembangan teknologi yang cepat menuntut perpustakaan dan kearsipan untuk terus beradaptasi. Digitalisasi membutuhkan investasi besar dalam hal perangkat keras, perangkat lunak, dan pelatihan sumber daya manusia. Jika tidak dikelola dengan baik, proses ini dapat menimbulkan risiko, seperti kehilangan data atau akses yang tidak terkontrol. Keterbatasan sumber daya manusia yang mumpuni juga menjadi tantangan sendiri, setidaknya kompetensi penggunaan teknologi informasi dimiliki oleh sumber daya manusia dalam profesi Pustakawan dan Arsiparis, yang notabene pekerjaan yang dilakukan tidak hanya pada proses rutinitas saja seperti penerimaan koleksi, pengolahan, pelayanan dan sistem temu kembali, melainkan pada proses inovasi teknologi informasi yang 24 jam dapat dirasakan oleh civitas akademika.

Poin dalam mengatasi tantangan tersebut, Perguruan Tinggi perlu mengadopsi pendekatan yang holistik dan berkelanjutan. Alokasi anggaran yang memadai dan prioritas yang jelas dalam pengelolaan perpustakaan dan arsip menjadi langkah awal yang penting. Selain itu, kolaborasi dengan pihak eksternal, seperti pemerintah, lembaga donatur atau sponsorship dan lembaga kerjasama, dapat membantu mengatasi keterbatasan sumber daya. Peningkatan kapasitas sumber daya manusia juga menjadi kunci keberhasilan. Pelatihan dan sertifikasi bagi pustakawan dan arsiparis dapat meningkatkan profesionalisme dalam pengelolaan perpustakaan dan arsip. Selain itu, perguruan tinggi perlu mendorong penelitian dan inovasi dalam bidang kearsipan dan perpustakaan, sehingga dapat mengembangkan solusi yang lebih efektif dan efisien. Selain itu juga, peningkatan kemampuan dengan luaran hasil yaitu pekerjaan yang dapat dilihat khalayak luas seperti halnya sumber daya manusia bidang perpustakaan dan kearsipan memiliki luaran tulisan, gagasan tertulis, buku, hak cipta, artikel jurnal, bahkan prototype dalam bidang perpustakaan dan kearsipan.

Kesimpulan

Lembaga perpustakaan dan lembaga kearsipan di Perguruan Tinggi memiliki peran yang tidak tergantikan dalam mendukung kegiatan akademik, administratif dan sosial kelembagaan. Keberadaan kedua lembaga ini tidak hanya memastikan akses terhadap informasi, tetapi juga menjaga integritas dan pelestarian nilai sejarah lembaga perguruan tinggi. Dengan pengelolaan yang profesional dan inovatif, perpustakaan dan kearsipan dapat menjadi pilar penting dalam pengembangan Perguruan Tinggi di masa depan. Oleh karena itu, Perguruan Tinggi perlu memberikan perhatian yang lebih besar terhadap pengelolaan perpustakaan dan kearsipan. Dengan kebijakan yang mendukung, alokasi sumber daya yang memadai dan kolaborasi yang erat antara kedua lembaga, Perguruan Tinggi dapat menghadapi tantangan di era digital dengan lebih percaya diri. Pada akhirnya, perpustakaan dan kearsipan bukan hanya alat bantu administratif, tetapi juga aset strategis yang memberikan kontribusi nyata bagi kemajuan pendidikan tinggi.

*Dosen Program Studi S1 Ilmu Perpustakaan dan Informasi Islam, Universitas Islam Negeri Sultan Maulana Hasanuddin Banten