BERITA

Serang -  Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Banten menyelenggarkan kegiatan Pembahasan Rancangan Peraturan Gubernur (Pergub) Banten tentang Jadwal Retensi Arsip (JRA), Jumat (23/8). Peraturan perundang-undangan tentang kearsipan  di atur dalam Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menggantikan Undang-Undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, dan pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Peraturan Perundangan di atas sebagai dasar pokok regulasi di bidang kearsipan dalam pelaksanaan pengelolaan kearsipan. Regulasi atau payung hukum diperlukan dalam pengelolaan kearsipan karena dalam penyelenggaraan kearsipan khususnya di Pemerintah Daerah.

“Bukan hanya sekedar untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas, tetapi regulasi pengelolaan kearsipan juga merupakan upaya untuk menjaga keamanan fisik dan informasi yang terkandung dalam arsip,” Arsiparis Madya, Direktorat Kearsipan Daerah II Sutarwinarmo.

JRA menurut UU No.43 Th. 2009 dan PP NO.28/2012 adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

“Pencipta Arsip harus memiliki JRA, karena untuk menjamin penyelamatan arsip kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, menjadi pedoman dalam pelaksanaan penyusutan arsip, mewujudkan pengelolaan arsip yang efektif dan efisien, dan menghindari keraguan dalam penyusutan arsip,” ucapnya.

Sementara itu, Kepala Bidang Perlindungan dan Penyelamatan Arsip Nia Karmina Juliasih menuturkan, JRA harus disusun berdasarkan data yang akurat harus mengakomodir semua urusan berkas yang tercipta dalam suatu organisasi dan mampu memberikan kepastian jangka simpan sehingga efisiensi dan efektifitas dapat diwujudkan, serta menentukan nasib akhir suatu berkas, musnah atau permanen.

“Penghitungan retensi atau jangka waktu simpan jenis arsip dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi atau closed file atau pernyataan suatu kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi sebagai awal penentuan retensi arsip,” tuturnya.

“Yang perlu diingat adalah JRA itu disusun berdasarkan urusan kegiatan. Setelah JRA disahkan, misalnya dalam bentuk Peraturan Gubernur, maka bebas digunakan oleh Perangkat Daerah manapun. JRA berisi tentang berbagai urusan sesuai dengan perangkat daerah masing-masing , karena nantinya mampu menampung beberapa jenis arsip yang tercipta di Perangkat Daerah. Misalnya jenis arsip tentang permohonan pembuatan KK, KTP, sampai penyelesaian kegiatan , dalam JRA termasuk urusan arsip Fasilitasi pelaksanaan pelayanan KK dan KTP, arsip berkas kegiatan bantuan beras orang miskin (raskin), dalam JRA termasuk urusan Jaminan Sosial (bantuan langsung dan tunjangan berkelanjutan), dan sebagainya,” tambahnya. (timpengwebdpk).